ハロー、CTOの @jumboOrNot です。 最近は社員も業務委託の方も強力なメンバーが入ってきてくれて、毎日負けてられんぞという気持ちでがんばってます。感謝。
レアジョブテクノロジーズでは子会社として独立する前より新規参画者に対してConfluenceでオンボーディング資料を作る文化があり、そのテンプレートも改善を続けv34まで更新されました。 私もエンジニアからデザイナー、PdMまで広く部門を管掌している都合で結構オンボーディング資料を作ることが多いため、受入担当として個人的に良かったor参画者から評判が良かったと思われる項目を紹介します。
最初に言いますがだいぶ地味な内容です！
1. テンプレートを作る
新規でメンバーが増える場合に受入部門の担当者が事前に資料を作れるようになるにはテンプレートは必須です。 これがあることで人が増えるときの手間を減らしたり、アウトプットまでの時間を短くできます。 またこれが毎回使われることで、その都度状況に応じて必要なルールや情報を記載し今後の改善を続けることができます。 当たり前ですが意外と手が回らず作らないこともあるんじゃないでしょうか。
2.「一緒に働く人の説明」の記載 & 受入チャットグループの作成
リモートにもなり、MTGなどで徐々に人柄などがわかっていきますが、新規参画者が業務上コミュニケーションをとるであろう人達を予めリスト化しておき、組織図を交えて説明するようにしました。 これがあることで自発的な連携や相談をしてもらえるようにしました。 また主担当以外に副担当も明確にしチャットやチャンネルを作ることで、主担当がレスが遅くてもとりあえず toall で確認できる状況を作ってます。
3.「困ったときは」の記載
組織図を見た上でもケースによって質問すべき相手が決まってないとなかなか遠慮して質問は出ないものです。 なので予めよく起きるトラブルや質問はFAQ的なものを用意するだけでなく、誰に聞くべきかも記載をしています。
4. TODO形式のオンボーディング項目の管理
最初は項目の羅列だったのですが、漏れや手続きに差が出てしまうことがあったのでTODO形式としています。 抜け漏れを参画者・受入担当のどちらも進捗を把握するためです。
部ごとに開発環境の構築手順や権限の申請手順などが別れて記載されています。
5.「お願いしたいこと」の記載
期待役割や最初にお願いすることなどを参画者・受入担当だけが把握しているとフォローやすり合わせに時間がかかったりするので、明確にドキュメントに記載をしています。 たまにここを慎重にやりすぎてタスクをお願いするのが遅くなったりもするので、粒度や伝え方は注意も必要だなと感じています。
6. シャッフル1on1の実施
レアジョブテクノロジーズでは徐々にフルリモートの社員も受け入れ始めており、今回始めて遠方の方を社員として採用したので、関係するメンバーとの20分程度の1on1を実施いただきました。 リモートでのオンボーディングなどが難しい中、人となりや人柄に触れる機会は意図しないと作れないので時間や調整は必要ですが今後は積極的にやるべきだなと今回やってみて感じました。
最後に
色々なメンバーを受け入れてきて、オンボーディングのやり方や伝えるべきことは常に変化させていく必要があると思っています。 ただその中でも共通する部分や、改善ポイントをちゃんと引き継いで良くしていくために引き続きオンボーディング文化は強化できればと思います。 参画された方がもっともっと参画してすぐ挑戦やアウトカムを作るためにv100になろうとも改善を続けていきたいです。
